Les politiques de protection

La politique de protection de votre organisme dit ce qui arrive à chaque document qu'un employé veut transmettre : ce qui est masqué d'office, ce qui exige une approbation, ce qui bloque l'envoi. C'est elle qu'applique le contrôle avant l'envoi.

« Une règle se lit comme une phrase » : chaque règle de la politique en vigueur, sous la forme QUAND… ALORS… SAUF SI…

Lire la politique

Chaque règle se lit comme une phrase. Par exemple, dans la ville de démonstration :

• Masquage d'office : QUAND un document à envoyer contient un numéro d'assurance sociale, ALORS il arrive marqué « Masquer » et la copie masquée se prépare seule, SAUF SI l'employé change la décision ; il regarde et valide toujours.
• Document Sensible à l'envoi : QUAND un document est Sensible, ALORS exiger l'approbation d'un gestionnaire.
• Coordonnées d'une autre personne : QUAND le document contient le courriel ou le téléphone de quelqu'un d'autre que le destinataire et la ville, ALORS bloquer l'envoi, SAUF SI une dérogation justifiée est approuvée par un gestionnaire.
• Durée d'accès : proposer 14 jours, au plus 30 jours.

Les onglets du haut montrent la politique de la ville, qui s'applique à tous les services, et celle de chaque service. Un service peut seulement durcir la politique de la ville, jamais l'assouplir.

Ce qu'aucune politique ne peut affaiblir

Certaines protections sont fixes, quelle que soit la politique : le lien avec code et l'approbation pour un document Confidentiel, le contrôle de sécurité du Sas, la copie masquée pour tout ce qui est marqué « Masquer », jamais de niveau automatique sous Confidentiel. La section du même nom les rappelle au bas de la page.

Du brouillon à la production

Une politique ne touche jamais un vrai citoyen sans avoir été testée et approuvée. La section Chemin vers la production montre où en est chaque version :

1. Rédigée : l'administrateur ou le responsable PRP prépare une nouvelle version.
2. Simulée : elle est essayée sur un jeu d'essai fictif, sans toucher aucun dossier. La section Ce qui changerait montre, cas par cas, ce que la nouvelle version ferait autrement que la version en vigueur.
3. Approuvée : le responsable PRP l'approuve. MuniConnect Docs lui redemande alors son mot de passe et son code (voir Confirmer votre identité). Il peut aussi la refuser, avec un motif.
4. En vigueur : elle s'applique aux envois qui suivent.

La liste Versions garde chaque version, avec qui l'a rédigée, simulée et approuvée, et quand. Chaque envoi garde dans sa fiche de preuve la version de la politique qui s'est appliquée à lui.