Approuver ou refuser un envoi¶
Certains envois exigent l'approbation d'une autre personne que leur auteur : un document confidentiel ou sensible selon la politique de votre ville, ou un envoi avec une dérogation. C'est la règle des quatre yeux : l'employé prépare, le gestionnaire du service vérifie avant que le document parte.
La liste des approbations¶
Dans le menu, Approbations affiche le nombre d'envois qui attendent votre décision. De son côté, l'auteur voit son envoi dans la colonne Approbation de son tableau de bord.
Vous n'y voyez jamais vos propres envois : quand vous préparez un envoi vous-même, c'est un autre gestionnaire du service qui l'approuve.
Décider¶
Cliquez sur un envoi. L'écran Approuver l'envoi à … rassemble tout ce qu'il faut pour décider.
Avant de décider :
- Lisez le contrôle avant l'envoi : les points à vérifier, la dérogation demandée et sa justification s'il y en a une.
- Ouvrez le document avec Télécharger. S'il a une copie masquée, c'est elle qui partira : ouvrez-la avec Voir la copie masquée.
- Vérifiez ce qui sera envoyé, en particulier le destinataire.
Puis :
- Approuver et envoyer : le document est scellé et part aussitôt ; le citoyen est avisé.
- Refuser et renvoyer à l'auteur : écrivez d'abord le motif du refus, obligatoire. L'envoi revient à l'employé, qui corrige puis redemande l'approbation.
Après un refus, l'employé voit votre motif en haut de son écran d'envoi :
Annuler plutôt que refuser
Si l'envoi ne doit pas partir du tout, vous pouvez aussi l'annuler : l'encadré Annuler l'envoi se trouve en bas de l'écran d'approbation. Voir Annuler ou révoquer un envoi.
Votre décision, approbation ou refus, est inscrite dans la fiche de preuve de l'envoi et au journal d'audit.