Fermer un dossier

Fermer un dossier, c'est dire son issue : la demande est accordée, refusée ou sans suite. Une fois fermé, rien ne peut plus y être demandé, envoyé ni ajouté. Le dossier reste consultable dans la vue Fermés de la liste.

Le responsable du dossier et un gestionnaire du service peuvent le fermer.

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Avant de fermer

MuniConnect Docs vérifie que rien n'est resté en suspens. Si le dossier ne peut pas encore être fermé, la fenêtre l'explique (« Le dossier ne peut pas encore être fermé. Avant : … ») et liste ce qu'il reste à faire :

• clôturer une demande de pièces encore ouverte ;
• envoyer, faire approuver ou annuler un envoi en préparation ;
• cocher ou retirer une tâche à faire.

Fermer

1. Sur la fiche du dossier, cliquez sur Fermer le dossier.
2. Choisissez l'issue : Accordé, Refusé ou Sans suite.
3. Écrivez le motif. Il est facultatif pour Accordé, et obligatoire pour Refusé et Sans suite (10 caractères au moins).
4. Choisissez, s'il y a lieu, la règle de conservation du dossier, dans le calendrier de votre ville.
5. Cliquez sur Fermer le dossier.

Le motif est interne : il n'est jamais visible par le citoyen. La décision elle-même lui parvient par un envoi sécurisé.

La règle de conservation

Elle fixe combien de temps le dossier est gardé après sa fermeture, puis ce qu'il en advient. Sans règle, le dossier est gardé sans échéance. Le calendrier de conservation est tenu par l'administrateur de l'organisme.

« Dossier fermé : Accordé », avec la date, la personne et le motif.

Rouvrir un dossier

Un dossier a été fermé trop tôt ? Seul un gestionnaire du service peut le rouvrir, avec un motif. Voir le guide du gestionnaire.