Trouver et ouvrir un dossier¶
Un dossier regroupe une personne et tous les échanges qui la concernent : les pièces demandées, les documents reçus, les documents transmis, les tâches et les notes internes. Chaque dossier reçoit un numéro DOS-, par exemple DOS-2026-0010.
Vous ne voyez que les dossiers de votre service. Pour les retrouver, cliquez sur Dossiers dans le menu de gauche.
Les vues¶
Les onglets du haut trient vos dossiers selon ce qu'ils attendent de vous. Le nombre à côté de chaque vue indique combien de dossiers elle contient.
| Vue | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Mes dossiers | Les dossiers ouverts dont vous êtes responsable. C'est la vue de départ. |
| Action requise | Les dossiers où quelque chose attend un geste : une pièce reçue à vérifier, une demande complète à clôturer, un avis qui n'a pas pu être remis au citoyen, ou, pour un gestionnaire, un envoi à approuver. |
| En retard | Les dossiers dont l'échéance est dépassée. |
| Tout mon service | Tous les dossiers ouverts de votre service, quel qu'en soit le responsable. |
| Fermés | Les dossiers fermés, pour les consulter. |
Chercher un dossier¶
Le champ Rechercher fouille à la fois le numéro DOS-, la référence externe, l'objet du dossier, le nom de la personne, le service, le type de demande et l'adresse. Les accents et les majuscules ne comptent pas : « erables » trouve « Érables ».
Les listes à côté affinent le résultat : Type de demande, Statut, Classification et Responsable. Le bouton Effacer les filtres remet tout à zéro.
Trier le tableau
Cliquez sur le titre d'une colonne (Référence, Dossier, Statut, Échéance…) pour trier le tableau ; cliquez de nouveau pour inverser l'ordre.
L'aperçu d'un dossier¶
Cliquez sur la ligne d'un dossier, ailleurs que sur son titre : un volet s'ouvre à droite, avec l'essentiel. Vous voyez ainsi le dossier sans quitter la liste.
Pour aller directement à la fiche, cliquez sur le titre du dossier, ou sur Ouvrir le dossier dans l'aperçu.
Créer un dossier¶
Avant de demander des pièces à quelqu'un, il faut un dossier à son nom.
- Dans la liste, cliquez sur + Nouveau dossier.
- Remplissez la section 1. Dossier :
- Service responsable : votre service est proposé ;
- Type de demande, facultatif : il décide des pièces proposées plus tard (un permis de construction, une piscine…) ;
- Objet du dossier, obligatoire : quelques mots qui disent de quoi il s'agit. Des objets courants vous sont suggérés pendant la frappe ;
- Adresse du lieu concerné et Référence externe, facultatives : la référence est le numéro de la demande dans le système de la ville.
- Remplissez la section 2. Personne inscrite au dossier : prénom, nom, et au moins un moyen de la joindre, son courriel.
- Cliquez sur Créer le dossier. Le dossier reçoit son numéro et sa fiche s'ouvre.
Le courriel de la personne
Le texto n'est pas encore en service : pour qu'une demande ou un document puisse partir, le dossier doit avoir le courriel de la personne. S'il manque, vous pourrez l'ajouter plus tard avec Corriger les coordonnées.