Qui voit quoi (les rôles)¶
Dans MuniConnect Docs, chacun ne voit que ce dont il a besoin pour son travail. C'est un principe de la Loi 25 : l'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin.
L'administrateur de votre organisme vous attribue un ou plusieurs rôles. Votre menu de gauche en dépend : il n'affiche que les écrans auxquels vous avez droit. Vos rôles sont rappelés tout en bas du menu, sous votre nom.
Les cinq rôles en un coup d'œil¶
| Rôle | Ce qu'il fait | Dossiers |
|---|---|---|
| Employé | Crée les dossiers et les demandes de pièces, vérifie les documents reçus, transmet des documents aux citoyens. | Ceux de son service |
| Gestionnaire de service | Fait le même travail que l'employé, et approuve les envois qui l'exigent. Suit les indicateurs de son service. | Ceux de son service |
| Responsable PRP | Responsable de la protection des renseignements personnels : décide des politiques de protection, suit les incidents, la conservation, le journal d'audit et les rapports. | Aucun |
| Administrateur | Gère l'organisme : ses renseignements, ses services, son équipe, ses types et modèles de demande. Prépare les politiques de protection. | Aucun |
| Auditeur | Consulte, en lecture seule, le journal d'audit, les politiques, les incidents et les rapports. Il ne modifie rien. | Aucun |
Les dossiers restent dans leur service
Un employé ou un gestionnaire ne voit que les dossiers de son service (Urbanisme, Greffe, Taxation…). Une personne rattachée à tous les services les voit tous. L'administrateur, le responsable PRP et l'auditeur ne lisent pas les dossiers : leur rôle n'en a pas besoin. S'il leur faut aussi traiter des dossiers, l'administrateur leur ajoute le rôle d'employé.
Vous pouvez cumuler plusieurs rôles, par exemple employé et responsable PRP dans une petite municipalité. Votre menu réunit alors les écrans de chacun.
Le menu de chaque rôle¶
Le haut du menu affiche toujours le nom de l'organisme pour lequel vous travaillez. Les écrans de gestion sont regroupés sous Gouvernance.
- Tableau de bord : les documents qui attendent votre geste, étape par étape.
- Dossiers : la liste des dossiers de votre service ; c'est là que vous créez un dossier.
- Incidents : pour signaler un incident de confidentialité, par exemple un document envoyé à la mauvaise personne.
Le menu de l'employé, plus :
- Approbations : les envois qui attendent votre décision. Le nombre affiché à côté indique combien sont en attente.
- Indicateurs : les chiffres de votre service, comme les dossiers ouverts, les délais habituels et ce qui est en retard aujourd'hui.
- Tableau de bord et Incidents : le registre des incidents de confidentialité, que vous prenez en charge.
- Sous Gouvernance : Politiques, Conservation, Journal d'audit, Indicateurs (ceux de tout l'organisme), Rapports, Registre des communications, Portabilité et Aide à l'EFVP.
- Tableau de bord et Incidents.
- Sous Gouvernance : Politiques (vous les préparez, le responsable PRP les approuve), Conservation, Journal d'audit, Aide à l'EFVP et Administration, où vous gérez l'organisme et son équipe.
- Tableau de bord et Incidents.
- Sous Gouvernance : Politiques, Conservation, Journal d'audit, Indicateurs, Rapports, Registre des communications et Portabilité, tous en lecture seule.
Vous ne trouvez pas un écran ?¶
Si un écran dont vous avez besoin n'apparaît pas dans votre menu, c'est que votre rôle ne le permet pas. Demandez à l'administrateur de votre organisme de vérifier vos rôles : lui seul peut en ajouter ou en retirer.