Suivre une demande¶
Une fois la demande envoyée, tout se passe sur l'écran de l'échange : vous y voyez ce que le citoyen a déposé, vous le relancez au besoin, et vous clôturez la demande à la fin. Vous y arrivez par le tableau de bord, par l'onglet Échanges du dossier, ou depuis la fiche du dossier.
L'état de chaque pièce¶
À gauche, chaque pièce de la demande affiche son état.
| État | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Non transmise | Le citoyen n'a encore rien déposé pour cette pièce. |
| Contrôle en cours | Le fichier vient d'arriver et passe le Sas : format, antivirus, empreinte. Quelques secondes à quelques minutes. |
| Reçue · à vérifier | Le fichier est arrivé et a passé le contrôle de sécurité : à vous de l'ouvrir et de décider. |
| Bloquée par le contrôle | Le Sas a refusé le fichier (format non accepté, fichier suspect). Il n'est jamais ouvert ; un signal l'indique sur votre tableau de bord, et le citoyen doit en déposer un autre. |
| Acceptée | Vous l'avez vérifiée et acceptée. |
| Correction demandée | Vous avez demandé au citoyen de la refaire. |
| Rejetée | Elle ne peut pas servir ; le citoyen a reçu votre motif. |
Sous la liste, l'encadré Ce que voit le citoyen rappelle les trois mots qu'il lit de son côté : Envoyé (le fichier a quitté son téléphone), Reçu (nos serveurs l'ont enregistré, après le contrôle de sécurité) et Accepté (vous l'avez vérifié).
Relancer le citoyen¶
Le citoyen tarde ? Cliquez sur Relancer le citoyen. Il reçoit un nouveau courriel, avec un nouveau lien ; l'ancien ne fonctionne plus.
Une seule relance par heure est possible : le bouton se grise ensuite, avec la mention « Une relance est partie il y a moins d'une heure. » Les rappels automatiques, eux, partent seuls aux dates choisies dans la demande.
Clôturer la demande¶
Quand toutes les pièces obligatoires sont acceptées, la demande passe d'elle-même à Complétée, et le citoyen en est avisé. Cliquez alors sur Clôturer la demande : elle est fermée, et le lien du citoyen cesse de fonctionner.
Vous pouvez aussi clôturer une demande avant qu'elle soit complète, par exemple si le citoyen a abandonné son projet. Cliquez sur Clôturer la demande…, écrivez la raison, puis cliquez sur Clôturer sans toutes les pièces.
La fiche de preuve de la demande¶
Le bouton Fiche de preuve, en haut de l'échange, montre la suite des faits de la demande, heure par heure : envoi, ouvertures du lien, dépôts, vos décisions, rappels, clôture. Voir La fiche de preuve.