Signaler un incident de confidentialité

Un incident de confidentialité, c'est un renseignement personnel qui a été vu, utilisé, communiqué ou perdu alors qu'il n'aurait pas dû l'être. Par exemple :

• un document remis ou envoyé à la mauvaise personne ;
• un courriel avec des renseignements personnels adressé au mauvais destinataire ;
• un dossier papier égaré, un ordinateur portable volé ;
• quelqu'un qui consulte un dossier sans en avoir besoin pour son travail.

La Loi 25 oblige votre organisme à tenir un registre de ces incidents et, si le risque est sérieux, à aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Votre rôle est simple : signaler, vite. Le responsable de la protection des renseignements personnels (responsable PRP) prend ensuite le relais.

Dans le doute, signalez

Ce n'est pas à vous de décider si c'est grave. Un signalement de trop ne coûte rien ; un incident non signalé peut coûter cher aux personnes concernées et à votre organisme.

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Signaler

1. Dans le menu, cliquez sur Incidents, puis sur Signaler un incident.
2. Décrivez ce qui s'est passé, simplement.
3. Indiquez les renseignements concernés (« nom et adresse d'un citoyen ») sans les recopier.
4. Cochez la nature de l'incident : accès, utilisation ou communication non autorisée, perte ou autre atteinte.
5. Indiquez la date de l'incident, et au besoin les dossiers concernés (leurs numéros DOS-) et les systèmes ou supports en cause (« document papier », « messagerie »…).
6. Cliquez sur Signaler l'incident.

Un incident fictif : une lettre de décision remise par erreur à un autre citoyen, au comptoir.

L'incident reçoit un numéro INC-, et le responsable PRP est prévenu sur son tableau de bord.

Ne recopiez aucun renseignement personnel

Ni dans la description, ni dans les renseignements concernés. Écrivez « le numéro d'assurance sociale d'un citoyen », pas le numéro lui-même.

Après le signalement

Dans Incidents, vous retrouvez les incidents que vous avez signalés et leur état. Si le responsable PRP vous confie une mesure (par exemple « rappeler la procédure au comptoir »), elle apparaît sous Mesures qui vous sont confiées.

Quand c'est fait, cliquez sur « Marquer comme faite ».

Si l'incident vient d'un envoi fait par MuniConnect Docs, pensez aussi à révoquer l'accès du document.