La conservation¶
Un dossier fermé n'est pas gardé indéfiniment : le calendrier de conservation de votre organisme, approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) selon la Loi sur les archives, dit combien de temps chaque type de dossier est conservé, et ce qu'il devient ensuite : détruit, ou versé aux archives de la ville.
MuniConnect Docs ne propose aucune durée de lui-même : chaque règle vient de votre calendrier, que tient l'administrateur de l'organisme. Un dossier sans règle est gardé ; rien n'est détruit, et jamais automatiquement.
L'écran a trois onglets : Échéances, Destructions et Calendrier.
Le calendrier¶
L'onglet Calendrier liste les règles de conservation de votre organisme : leur code, la règle, le délai après la fermeture, le sort final (destruction ou versement aux archives), le nombre de dossiers concernés et leur état. Ce sont elles que l'employé choisit en fermant un dossier.
Sous Règle par type de demande, une règle peut être proposée d'office pour chaque type de demande, service par service : l'employé la retrouve présélectionnée à la fermeture du dossier, et peut la changer.
Les échéances¶
L'onglet Échéances classe les dossiers fermés selon ce qui les attend :
| Section | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Arrivés à échéance : à détruire | Les dossiers dont la durée est écoulée et dont la règle prévoit la destruction. |
| Arrivés à échéance : à verser aux archives | Conservation permanente ou tri : rien n'est détruit. Vous notez le versement aux archives de la ville. |
| À échéance dans les 60 jours | Pour vous préparer. |
| Suspendus | Les dossiers dont la destruction est suspendue, par exemple pendant un litige. |
| Fermés sans règle de conservation | Gardés sans échéance : rien ne sera détruit tant qu'aucune règle n'est posée. |
Suspendre une destruction¶
Un litige, une demande d'accès ou une enquête en cours ? Dans Suspendus, inscrivez le numéro du dossier et le motif (interne), puis cliquez sur Suspendre. Le dossier ne sera pas détruit tant que la suspension dure.
Détruire un dossier¶
Pour un dossier arrivé à échéance « à détruire », le geste de destruction ouvre une page qui récapitule ce qui sera détruit : les documents, les notes internes, les tâches. La destruction est définitive : MuniConnect Docs vous redemande votre mot de passe et votre code avant d'agir.
Une preuve de destruction est produite et conservée : ce qui a été détruit, quand, par qui, selon quelle règle.
