Demander des pièces¶
Une demande de pièces envoie au citoyen un lien sécurisé pour déposer les documents dont vous avez besoin, avant une date limite. Il n'a aucun compte à créer : il ouvre le lien, reçoit un code par courriel, puis dépose ses fichiers ou prend des photos avec son téléphone.
Une demande devient un échange, avec son numéro ECH-. Il regroupe la demande, les dépôts, vos vérifications et la clôture.
Le parcours complet
Votre premier dossier, de A à Z montre une demande, de l'envoi jusqu'aux pièces acceptées. Cette page détaille chaque réglage.
Ouvrir la demande¶
Sur la fiche du dossier, cliquez sur Demander des pièces. L'écran Demander des pièces au citoyen s'ouvre, en brouillon.
Partir d'un modèle¶
En haut à droite, la liste Partir d'un modèle propose les modèles de votre ville. MuniConnect Docs choisit d'office celui qui correspond au type de demande du dossier (ici, une piscine), et remplit les pièces attendues.
Les modèles sont préparés par l'administrateur de l'organisme. S'il en manque un, demandez-le-lui.
1. Le destinataire¶
La demande part toujours à la personne inscrite au dossier : vous ne pouvez pas choisir une autre adresse. L'étiquette Concorde avec le dossier le confirme.
Sous Envoyer le lien par, seul le courriel est disponible. La case Texto est grisée, avec la mention « pas encore en service ».
2. Les pièces attendues¶
Chaque pièce a un nom, une explication pour le citoyen, les formats et la taille acceptés, et elle est obligatoire ou facultative. Écrivez pour le citoyen, en langage clair : il lira exactement ce texte sur son téléphone.
Modifier une pièce¶
Cliquez sur le nom d'une pièce : elle s'ouvre en modification, directement dans la liste.
Cliquez sur Enregistrer la pièce pour garder vos changements, sur Annuler pour les abandonner, ou sur Retirer la pièce si elle ne s'applique pas à ce dossier.
Terminez d'abord la pièce ouverte
Tant qu'une pièce est ouverte en modification, le bouton Envoyer la demande est grisé, avec le rappel « Terminez d'abord la pièce en cours de modification. »
Ajouter une pièce¶
Sous la liste, cliquez sur + Ajouter une pièce, remplissez son nom et son explication, puis cliquez sur Ajouter la pièce.
Au moins une pièce doit être obligatoire.
3. L'échéance, les rappels et l'accès¶
- Échéance : la date limite du citoyen, au plus 90 jours plus tard. Elle est proposée à deux semaines.
- Rappels automatiques : cliquez pour les activer ou les retirer. Un rappel part 7 jours avant, la veille, ou 2 jours après l'échéance, s'il manque encore une pièce obligatoire.
- Vérification à l'ouverture du lien : un code à 6 chiffres envoyé par courriel, exigé par la règle de votre ville.
Ce que le citoyen recevra¶
L'encadré de droite montre l'avis qui partira. Il ne contient ni le nom des pièces, ni le numéro du dossier, ni aucun renseignement personnel : seulement le nom de votre municipalité, un lien et la date limite. Quelqu'un qui verrait le courriel par-dessus l'épaule du citoyen n'apprendrait rien.
Enregistrer un brouillon ou envoyer¶
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Enregistrer le brouillon garde la demande sans rien envoyer. Vous la retrouvez dans l'onglet Échanges du dossier.
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Envoyer la demande envoie le courriel au citoyen et ouvre l'échange. Après l'envoi, la demande ne se modifie plus.
Si quelque chose manque, par exemple le courriel de la personne ou une pièce obligatoire, un message l'explique et rien ne part.
La suite : Suivre une demande, puis Vérifier les pièces reçues.